در جریان آخرین مطالب آموزشی از طریق کانال تلگرام قرار بگیرید. برای ورود به کانال تلگرام اینجا  کلیک کنید

تعیین اولویت در انجام کارها

تعداد امتیاز: 1

تعیین اولویت در انجام کارها

تعیین اولویت در انجام کارها

چکیده :

یکی از بارزترین ویژگیهای افراد موفق، توانایی آنها در تعیین اولویت کارهاست. افراد موفق در هر لحظه از زمان، کاری را  انجام میدهند که باید انجام شود و در شناسایی و تعیین اولویت کارهایشان مهارت بالایی دارند.

       یکی از بزرگترین تفاوتی که میان افراد موفق و ناموفق وجود دارد، تعیین اولویت کارها می باشد. افراد موفق بدرستی اهداف ، برنامه ها و  کارهای روزانه خود را بر اساس اولویت تعیین شده دنبال می کنند.  در حالی که افراد ناموفق در طی روز نمیدانند که چه کارهایی را میخواهند انجام دهند و منتظر رخ دادن اتفاقات هستند به جای اینکه به صورت هوشمندانه با تعیین اولویت کارها به اهدافشان نزدیک شوند، به کارهایی می پردازند که در اولویت پایینی قرار دارند و گاها هیچ ارتباطی با اهدافشان ندارند و در برخی موارد این افراد اصلا هدفی ندارند تا به تعیین اولویت کارهایشان بپردازند.

یکی از برجسته ترین تکنیکهایی که برای تعیین اولویت میتوانید از آن بهره گیرید، ماتریس تعیین اولویت " مهم در مقابل فوری"  میباشد. این مدل توسط آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور امریکا، بکار گرفته شده و بعدها توسط نویسندگان دیگری چون استیون آر کاوی نیز مطرح شد. در این مدل؛ کلیه فعالیتهای روزانه در چهار گروه قرار می گیرند :

 

            

غیر فوری

فوری

 

 

2

مهم و غیر فوری

 

1

مهم و فوری

 

 

مهم

 

4

غیر فوری و غیر مهم

 

3

فوری و غیر مهم

 

 

غیر مهم

 

 

  • در مربع شماره یک ؛کارهایی جای میگیرند که هم فوری هستند و هم مهم؛ تماسهای تلفنی مشتریان عمده  که نیاز به رسیدگی فوری دارند در این قسمت قرار میگیرند، امورات و فعالیتهای مهمی که برای انجام آنها وقت محدودی دارید و درواقع دارای ددلاین میباشند، حوادث و اتفاقات ناگهانی که مهم  و خارج از کنترل بوده  و نیاز به اقدام فوری از طرف شما دارند.
  • در مربع شماره دو؛ اموراتی قرار میگیرند که مهم هستند ولی فوری نیستند. یادگیری مهارتهایی که برای ارتقا و پیشرفت در آینده به آن نیاز خواهید داشت در این بخش قرار میگیرند، رسیدگی به خانواده  ، پرداختن به ورزش و اقداماتی که در راستای حفظ و بهبود وضعیت سلامتتان بوده و از جمله امورات با اهمیتی هست که آینده زندگی شخصی و حرفه ای شما را تعیین میکنند، در واقع این بخش مهم ترین بخش از ماتریس تعیین اولویت میباشد.
  • در مربع شماره سه ؛ اموراتی قرار می گیرند که فوری هستند، ولی مهم نیستند. پروژه های کاری  که فوری هستند ولی مهم نیستند. شما میتوانید انجام این پروژه را به دیگری واگذار کنید. فرض کنید به جلسه ای دعوت شدید که فوری هست ولی مهم نیست، قبل از اینکه بخواهید در این جلسه شرکت کنید این سوال را از خودتان پرسید" آیا شرکت نکردن من در این جلسه مشکلی را به همراه خواهد داشت؟" درصورتی که پاسخ به این سوال منفی باشد؛ این یعنی اینکه ، می توانید آن را به فرد دیگری واگذار کنید. تلفنی به شما میشود و مسئله فوری برای فردی پیش می آید؛ این مسئله برای او مهم و فوری هست، ولی برای شما مهم نیست، گاهی اوقات باید " نه" گفتن را بیاموزید، زیرا قرار نیست به هر درخواستی پاسخ مثبت دهید و آن را اجابت کنید.
  • در مربع چهارم ؛اموراتی قرار می گیرند که نه مهم هستند و  نه فوری. اتلاف کننده ها در این قسمت قرار دارند؛ گشت و گذار بی هدف در شبکه های اجتماعی که هیچ فایده ای برای شما ندارد، صحبت های متفرقه و بیهوده با همکاران ، مشتریان و دوستان که تنها باعث اتلاف وقت می گردد. تماشای تلوزیون و پرداختن به کارهایی که در راستای رسیدن به اهدفتان نیستند؛ در این قسمت قرار میگیرند. بهتر است قبل از انجام هرکاری این سوال مهم را از خودتان بپرسید:" آیا انجام دادن این کار به من برای رسیدن به هدفم کمک میکند؟" اگه پاسخ مثبت بود، آن را انجام دهید. ولی اگر پاسخ به این سوال منفی بود؛ این یعنی اینکه کار مورد نظر در این مربع قرار دارد. کلیه کارهایی که در این قسمت قرار می گیرند باید حذف شده و زمان ایجاد شده به انجام کارهایی که در مربع شماره دو قرار می گیرند، اختصاص داده شود.

کلیه کارهای روزانه تان را در قالب این ماتریس دسته بندی کنید، قبل از انجام هر کاری ، بدقت بررسی کنید که فعالیت مورد نظر در کدام مربع قرار دارد و بدین ترتیب طبق دستور العمل اقدام کنید و بنابرین همیشه سعی کنید کارهایی را انجام دهید که باید انجام گیرند. در ابتدا شما میتوانید یک ماتریس برای خودتان در دفتر فعالیتهایتان ایجاد کنید و پس از مدتی ،حتی قادر خواهید بود که بصورت ذهنی کارها را دسته بندی کرده و شناسایی کنید و آنها را در مربع مناسب خود قرار دهید و برای اقدام و یا عدم اقدام، تصمیم گیری کنید. با استفاده عملی از این تکنیک شما بهره وری خودتان را چندین برابر کرده و  موفقیت تان را تضمین می کنید.

 

 

به این مطلب امتیاز دهید

نظرخود را با ما درمیان بگذارید

برای ارسال نظر باید عضو سایت باشید، اگر قبلا در سایت ثبت نام کرده اید اینجا را کلیک کنید.

captcha Refresh

نظرات سایر دوستان